Un sujet qui revient de plus en plus, la digitalisation est devenue une exigence pour assurer la survie des entreprises. La dématérialisation RH est une des briques de la transformation digitale qui revient sur le devant de scène.
Tout au long de sa carrière professionnelle, un salarié peut recevoir une multitude de documents RH. La dématérialisation RH consiste à digitaliser le processus de la gestion des ressources humaines. Elle concerne également la substitution des documents papier par des documents numériques.
Porteuse de gain non-négligeable, la dématérialisation RH permet de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. En parallèle, pour mettre en œuvre un tel projet de transformation, il est important d’identifier les enjeux.
1. Comprendre la dématérialisation des RH
La digitalisation RH se base sur deux approches :
Une dématérialisation des processus;
Une dématérialisation des documents.
La dématérialisation des processus concerne la digitalisation de la gestion des tâches RH ainsi que le traitement des opérations. Elle fait intervenir différents acteurs au sein de l’entreprise, notamment les échanges au sein du service RH. Elle se réalise à travers des plateformes collaboratives et l’automatisation des processus.
D’autre part, organiser cette automatisation s’effectue grâce à des workflows de validation. Ainsi, le workflow facilite la validation des documents et le traitement des tâches. L’accélération de l’exécution des procédures de gestion permet un gain en productivité.
La dématérialisation des documents est la transformation des papiers RH en documents électroniques. Les papiers peuvent être des bulletins de paie, des contrats de travail, des demandes de congés, le règlement intérieur… Mettre à la disposition des salariés des documents en version électronique simplifie les échanges. Cela permet également de limiter les opérations de stockage.
On parle de solution GED (Gestion Electronique de Documents). Il s’agit d’une solution informatique qui permet le stockage et l’archivage de l’ensemble des documents. Garantir l’authenticité et la traçabilité des documents RH figurent parmi les principaux objectifs de la dématérialisation. Et la GED est le socle de la dématérialisation qui assure cette tâche.
2. En quoi la dématérialisation RH est-elle si importante ?
En matière de dématérialisation, les fonctions RH ont tout à gagner. Fiches d’informations, demandes de congés, bulletins de paie… la dématérialisation RH permet de traiter un grand nombre de documents. D’ailleurs, la démarche envahit toutes les sphères des entreprises. Pourquoi ? Parce qu’elle garantit d’innombrables avantages :
Réduire les coûts d’envoi et d’archivage des documents ;
Diminuer le temps consacré à certaines tâches ;
Moderniser et développer la communication interne ;
Sécuriser et simplifier les opérations de la DRH.
3. Les bénéfices de la dématérialisation RH pour les collaborateurs
Du côté des salariés, les avantages à intégrer des fonctions RH digitalisées sont également multiples. En effet, les entreprises ayant digitalisé leur DRH fournissent une « expérience salarié » satisfaisante et renforcent leur marque employeur. Les salariés bénéficient de :
Un gain de temps en évitant les allers-retours lors de la signature du contrat, par exemple ;
Un accès à des espaces personnels partout et à tout moment à travers un portail qui centralise tous les documents ;
Une garantie de l’archivage des documents RH de façon sécurisée et protégée des éventuelles pertes ou des sinistres.
Une simplification des démarches administratives et de partage des documents en fonction du besoin.
4. Dématérialisation : les enjeux clés pour les services RH
a. L’aspect juridique et le respect de la loi
La réglementation de travail est régie par des lois et des obligations légales. Être en conformité avec ces normes fait partie des préoccupations du service RH. D’autre part, la dématérialisation de la fonction RH est encadrée en France. Par exemple, le législateur français œuvre pour que le bulletin de paie devienne un standard et remplace la version papier. Les entreprises désireuses de se rattraper doivent remplacer leurs bulletins de paie au format numérique et accélérer leur transition digitale.
b. La sécurité des données personnelles
La dématérialisation RH implique un autre enjeu d’actualité, à savoir la sécurisation des données personnelles. Il s’agit déjà d’un sujet sensible qui peut engendrer que vos collaborateurs refusent l’usage des bulletins de paie numériques. Outre le changement de conduite qui va influencer la perception des salariés, l’entreprise doit prouver son engagement. En effet, elle doit protéger les données hautement sensibles de ses collaborateurs et assurer un archivage sécurisé. D’ailleurs, les entreprises sont tenues d’adopter les bons réflexes pour être en conformité avec le RGPD. Le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) permet d’éviter de lourdes amendes.
c. Le gain en compétitivité et marque employeur
A l’ère du numérique, la dématérialisation pose un défi digital aux entreprises. En effet, être dépassé par les nouveautés technologiques et les solutions innovantes peut influencer négativement l’image de marque. Les entreprises qui privilégient la digitalisation reflètent une image dynamique, jeune et évolutive. Elles se distinguent de la concurrence et gagnent en compétitivité au risque d’avoir un temps de retard.
Au vu de ces effets, les entreprises peuvent également gagner en termes de marque employeur. En effet, les collaborateurs ont intérêt à rejoindre ce genre d’organisations, ce qui améliore encore plus votre relation RH-salarié. Ainsi, la dématérialisation développe l’e-réputation d’une entreprise et booste de façon directe sa communication.
d. Le développement d’une démarche RSE
La dématérialisation des démarches et la numérisation des dossiers RH permettent de réduire la consommation de papier. En effet, elle diminue significativement les impressions de papier relatives aux divers échanges de documents administratifs. Cela peut être utilisé en faveur d’un développement de l’image de l’entreprise, dans le cadre d’une démarche RSE. L’entreprise peut mettre en avant ces points et communiquer ces actions pour dynamiser sa communication.
La digitalisation des toutes les fonctions RH induit des changements organisationnels et requiert un processus de conduite de changement. Il faut également installer une culture digitale pour réussir ce projet. Il est donc judicieux de faire appel à des partenaires professionnels dans la bonne conduite de tel projet.
Notre cabinet vous aide à digitaliser votre business et à mettre en place les technologies de demain à votre service. Non, la transformation digitale et la dématérialisation RH n’est pas uniquement réservée aux grandes entreprises. PME, TPE ou ETI, Solinum Consulting vous aide à améliorer vos performances et votre agilité pour optimiser votre transformation digitale. Contactez-nous.
Les enjeux de la dématérialisation de la fonction RH
Un sujet qui revient de plus en plus, la digitalisation est devenue une exigence pour assurer la survie des entreprises. La dématérialisation RH est une des briques de la transformation digitale qui revient sur le devant de scène.
Tout au long de sa carrière professionnelle, un salarié peut recevoir une multitude de documents RH. La dématérialisation RH consiste à digitaliser le processus de la gestion des ressources humaines. Elle concerne également la substitution des documents papier par des documents numériques.
Porteuse de gain non-négligeable, la dématérialisation RH permet de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. En parallèle, pour mettre en œuvre un tel projet de transformation, il est important d’identifier les enjeux.
1. Comprendre la dématérialisation des RH
La digitalisation RH se base sur deux approches :
La dématérialisation des processus concerne la digitalisation de la gestion des tâches RH ainsi que le traitement des opérations. Elle fait intervenir différents acteurs au sein de l’entreprise, notamment les échanges au sein du service RH. Elle se réalise à travers des plateformes collaboratives et l’automatisation des processus.
D’autre part, organiser cette automatisation s’effectue grâce à des workflows de validation. Ainsi, le workflow facilite la validation des documents et le traitement des tâches. L’accélération de l’exécution des procédures de gestion permet un gain en productivité.
La dématérialisation des documents est la transformation des papiers RH en documents électroniques. Les papiers peuvent être des bulletins de paie, des contrats de travail, des demandes de congés, le règlement intérieur… Mettre à la disposition des salariés des documents en version électronique simplifie les échanges. Cela permet également de limiter les opérations de stockage.
On parle de solution GED (Gestion Electronique de Documents). Il s’agit d’une solution informatique qui permet le stockage et l’archivage de l’ensemble des documents. Garantir l’authenticité et la traçabilité des documents RH figurent parmi les principaux objectifs de la dématérialisation. Et la GED est le socle de la dématérialisation qui assure cette tâche.
2. En quoi la dématérialisation RH est-elle si importante ?
En matière de dématérialisation, les fonctions RH ont tout à gagner. Fiches d’informations, demandes de congés, bulletins de paie… la dématérialisation RH permet de traiter un grand nombre de documents. D’ailleurs, la démarche envahit toutes les sphères des entreprises. Pourquoi ? Parce qu’elle garantit d’innombrables avantages :
3. Les bénéfices de la dématérialisation RH pour les collaborateurs
Du côté des salariés, les avantages à intégrer des fonctions RH digitalisées sont également multiples. En effet, les entreprises ayant digitalisé leur DRH fournissent une « expérience salarié » satisfaisante et renforcent leur marque employeur. Les salariés bénéficient de :
4. Dématérialisation : les enjeux clés pour les services RH
a. L’aspect juridique et le respect de la loi
La réglementation de travail est régie par des lois et des obligations légales. Être en conformité avec ces normes fait partie des préoccupations du service RH. D’autre part, la dématérialisation de la fonction RH est encadrée en France. Par exemple, le législateur français œuvre pour que le bulletin de paie devienne un standard et remplace la version papier. Les entreprises désireuses de se rattraper doivent remplacer leurs bulletins de paie au format numérique et accélérer leur transition digitale.
b. La sécurité des données personnelles
La dématérialisation RH implique un autre enjeu d’actualité, à savoir la sécurisation des données personnelles. Il s’agit déjà d’un sujet sensible qui peut engendrer que vos collaborateurs refusent l’usage des bulletins de paie numériques. Outre le changement de conduite qui va influencer la perception des salariés, l’entreprise doit prouver son engagement. En effet, elle doit protéger les données hautement sensibles de ses collaborateurs et assurer un archivage sécurisé. D’ailleurs, les entreprises sont tenues d’adopter les bons réflexes pour être en conformité avec le RGPD. Le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) permet d’éviter de lourdes amendes.
c. Le gain en compétitivité et marque employeur
A l’ère du numérique, la dématérialisation pose un défi digital aux entreprises. En effet, être dépassé par les nouveautés technologiques et les solutions innovantes peut influencer négativement l’image de marque. Les entreprises qui privilégient la digitalisation reflètent une image dynamique, jeune et évolutive. Elles se distinguent de la concurrence et gagnent en compétitivité au risque d’avoir un temps de retard.
Au vu de ces effets, les entreprises peuvent également gagner en termes de marque employeur. En effet, les collaborateurs ont intérêt à rejoindre ce genre d’organisations, ce qui améliore encore plus votre relation RH-salarié. Ainsi, la dématérialisation développe l’e-réputation d’une entreprise et booste de façon directe sa communication.
d. Le développement d’une démarche RSE
La dématérialisation des démarches et la numérisation des dossiers RH permettent de réduire la consommation de papier. En effet, elle diminue significativement les impressions de papier relatives aux divers échanges de documents administratifs. Cela peut être utilisé en faveur d’un développement de l’image de l’entreprise, dans le cadre d’une démarche RSE. L’entreprise peut mettre en avant ces points et communiquer ces actions pour dynamiser sa communication.
La digitalisation des toutes les fonctions RH induit des changements organisationnels et requiert un processus de conduite de changement. Il faut également installer une culture digitale pour réussir ce projet. Il est donc judicieux de faire appel à des partenaires professionnels dans la bonne conduite de tel projet.
Notre cabinet vous aide à digitaliser votre business et à mettre en place les technologies de demain à votre service. Non, la transformation digitale et la dématérialisation RH n’est pas uniquement réservée aux grandes entreprises. PME, TPE ou ETI, Solinum Consulting vous aide à améliorer vos performances et votre agilité pour optimiser votre transformation digitale. Contactez-nous.
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